1. Korespondencję przyjmuje sekretariat, a podania składane do protokołu przyjmują właściwi pracownicy inspektoratu, zgodnie z podziałem czynności i przekazują do Powiatowego Inspektora Nadzoru Budowlanego.

2. Sekretariat otwiera wszystkie przesyłki z wyjątkiem:

• adresowanych imiennie,
• stanowiących tajemnicę służbową (poufne), które przekazuje odpowiednio kancelarii tajnej i adresatom,
• wartościowych, które przekazuje właściwej osobie lub komórce organizacyjnej za pokwitowaniem.

3. Po otwarciu koperty sprawdza się:

• czy nie zawiera ona pisma mylnie skierowanego,
• czy dołączone są wymienione w piśmie załączniki.

4. Brak załączników lub otrzymanie samych załączników bez pisma przewodniego odnotowuje się na danym piśmie lub załączniku.

5. Koperty z nienaruszonym znaczkiem pocztowym (stemplem pocztowym) dołącza się tylko do pism:

• poufnych, wartościowych, poleconych, ekspresowych, za dowodem doręczenia,
• dla których istotna jest data nadania (stempla pocztowego), np. skargi, odwołania itp.,
• w których brak nadawcy lub daty pisma,
• mylnie skierowanych,
• załączników nadesłanych bez pisma przewodniego,
• w razie niezgodności zapisów na kopercie z ich zawartością.

6. Potwierdzenie otrzymania pisma kancelaria wydaje na żądanie składającego pismo.

7. Na każdej wpływającej na nośniku papierowym korespondencji umieszcza się w górnym lewym rogu pierwszej strony (na korespondencji przekazywanej bez otwierania – na przedniej stronie koperty) pieczątkę wpływu określającą datę otrzymania.

Korespondencję można skierować do urzędu także za pośrednictwem platformy ePUAP. W tym celu prosze skorzystać z poniższego odnośnika.

https://obywatel.gov.pl/pismo-ogolne/usluga-online/pages/xf/create.do?xFormsAppName=PismoOgolneDoPodmiotuPublicznego&xFormsFormName=Wniosek

UWAGA!!! Wymagany jest profil zaufany.

W przypadku skarg i wniosków istnieje również możliwość składania ich w formie ustnej do protokołu.

Skargi i wnioski nie zawierające imienia i nazwiska (nazwy) oraz adresu wnoszącego pozostawia się bez rozpoznania (§ 8 ust.1 Rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 8 stycznia 2002 r. w sprawie organizacji przyjmowania i rozpatrywania skarg i wniosków - Dz. U. z dnia 22 stycznia 2002 r. Nr 5 poz. 46).

W zależności od rodzaju, sprawy załatwiane są w drodze aktu administracyjnego (decyzja, postanowienie) lub odpowiedzi na pismo.

Zgodnie z art. 35 Kodeksu postępowania administracyjnego - załatwienie sprawy następuje w ciągu miesiąca, a sprawy skomplikowanej w ciągu dwóch miesięcy od wszczęcia postępowania. Jeżeli w tym terminie sprawa nie może być załatwiona, organ informuje strony o przyczynach zwłoki i wskazuje nowy termin załatwienia sprawy.

Przyjmowanie i załatwianie spraw odbywa się na podstawie:

• Ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego tj. z dnia 2 kwietnia 2024 r. (Dz.U. z 2024 r. poz. 572)
• Rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 8 stycznia 2002 r. w sprawie organizacji przyjmowania skarg i wniosków (Dz. U. 2002 r. Nr 5, poz. 46).
• Ustawy z dnia z dnia 29 sierpnia 1997r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. 2002 r. Nr 101, poz. 926).
• Ustawy z dnia 9 września 2000 r. o opłacie skarbowej Załącznik do obwieszczenia Marszałka Sejmu Rzeczypospolitej Polskiej z dnia 4 września 2023 r. (Dz. U. poz. 2111)